Optimalisasi Pengarsipan Akta Nikah Melalui Media Pengarsipan Digital di KUA Kecamatan Salang Kab. Simeulue
Penghulu pada Kantor Urusan Agama Salang Kabupaten Simeulue
Ringkasan
"KUA Kecamatan Salang mulai menerapkan pengarsipan akta nikah berbasis digital guna meningkatkan kualitas pelayanan publik. Inovasi ini mempermudah pencarian data, menjaga keamanan arsip, serta mendukung transformasi layanan Kementerian Agama yang lebih profesional dan akuntabel."
Salang (Kemenag Simeulue) — Dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan administrasi keagamaan, Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan Salang mulai menerapkan sistem pengarsipan akta nikah berbasis digital. Inovasi ini menjadi bagian dari kegiatan aktualisasi Pelatihan Dasar (Latsar) CPNS Kementerian Agama Tahun 2025 yang dilaksanakan oleh Muhammad Asyraf, Lc, Calon Penghulu Ahli Pertama.
Selama ini, pengelolaan arsip akta nikah di KUA masih didominasi sistem manual yang berisiko menimbulkan penumpukan dokumen, kesulitan pencarian data, hingga potensi kerusakan arsip. Padahal, akta nikah merupakan dokumen negara yang memiliki nilai hukum dan administratif sangat penting bagi masyarakat.
Melihat kondisi tersebut, KUA Salang melakukan langkah pembenahan melalui digitalisasi arsip akta nikah, khususnya untuk dokumen tahun 2023 hingga 2024. Arsip-arsip fisik dipindai dan disimpan dalam format digital secara terstruktur menggunakan media penyimpanan internal berbasis cloud yang hanya dapat diakses oleh petugas berwenang.
Digitalisasi arsip ini memberikan dampak nyata terhadap peningkatan pelayanan publik. Proses pencarian dan verifikasi data pernikahan menjadi lebih cepat, tertib, dan aman. Masyarakat yang membutuhkan salinan atau data akta nikah tidak lagi harus menunggu lama karena arsip telah tersusun rapi dan mudah ditelusuri.
Selain itu, sistem ini juga memperkuat aspek akuntabilitas dan transparansi pengelolaan dokumen negara. Risiko kehilangan atau kerusakan arsip fisik dapat diminimalisir, sekaligus mendukung upaya Kementerian Agama dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih dan profesional.
Kegiatan aktualisasi ini juga menjadi wujud nyata penerapan nilai dasar ASN BerAKHLAK, khususnya dalam aspek berorientasi pelayanan, adaptif, dan kolaboratif. Proses digitalisasi dilakukan melalui koordinasi dengan Kepala KUA selaku mentor serta melibatkan seluruh pegawai agar sistem dapat digunakan secara berkelanjutan.
Sebagai tindak lanjut, KUA Salang juga menyusun panduan dan SOP sederhana pengarsipan digital yang ditempel dan disosialisasikan di lingkungan kantor. Langkah ini bertujuan agar seluruh pegawai memiliki pemahaman yang sama serta mampu mengelola arsip digital secara konsisten.
Dengan diterapkannya pengarsipan akta nikah berbasis digital, KUA Kecamatan Salang diharapkan mampu memberikan pelayanan yang lebih modern, efisien, dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat. Inovasi ini juga diharapkan dapat menjadi contoh praktik baik yang dapat direplikasi di KUA lain di Kabupaten Simeulue.
Melalui langkah sederhana namun berdampak ini, KUA Salang menunjukkan komitmennya untuk terus berinovasi dan menghadirkan pelayanan keagamaan yang berkualitas, sejalan dengan semangat reformasi birokrasi dan transformasi digital Kementerian Agama.